盘活数字资产 提升竞争能力

在信息技术和网络技术飞速发展的今天，每天每个印刷企业都在不断生成各类数字文档（包括各类电子文档、图形、图像、多媒体电子文件等）。在业务活动的开展中，在信息资料的交往中，日积月累，这些电子文档数量巨大且种类繁多，就形成了印刷企业数字资产的雏形。数字资产的形成有其特定的历史条件。在桌面操作系统诞生之前，印刷企业传递和储存信息的方式主要是胶片等有形媒介，限制了信息的使用和传播。电子文档不占用有形空间，且易于保存，因此信息存储量大。电子文档不仅可以反复利用，而且节省了大量重新制作的时间，并成为了一种有价值的资产，由此，诞生了数字资产概念。

数字资产指一个企业或单位在生产、经营活动中积累的各种有价值的数字化信息和内容。这些信息和内容以不同的格式存储，同企业的生产、运作、服务、管理等商业活动密不可分，它们本身就是企业的产品之一。广义上讲，一切以数字形式存储的信息和内容都可以称为数字资产，如电子邮件、电子文档、设计方案等等。具体讲，数字资产是具有保存和利用价值的，现在或将来可转化为有形资产的数字化内容。就印刷企业而言，各式各样的稿件、图片、版面文件、网页、背景资料等信息，这些大量用于出版或服务的数字内容，都是印刷企业的数字资产。在信息爆炸的时代，印刷企业如果不能对这些数字资产进行有效地管理，就会散失无存印刷宣传册定制，或因管理不善，造成查找困难，白白浪费时间，延误生产周期。所以，如何加工、保存和管理好这些数字资产，并提供数字资产的有效利用和再利用手段，使数字资产保值和增值，是一件非常重要、具有长远意义的事情。要想在信息时代保持竞争力，管理好这些数字资产是非常重要的。

一、信息时代，对待数字资产要长心眼。

资产一般可以认为是企业拥有和控制的能够用货币计量，并能够给企业带来经济利益的经济资源。简单的说，资产就是企业的资源。网络时代的平面制作、文件传输、软件处理等使现行的生产方式具有了传统生产方式无法比拟的优越性，印刷企业在生产活动中产生的这些数字化资源同样具有资产的性质。这种资产的特点是：

1、价格昂贵。由于数字资产往往在制作初期需要耗费大量的人力、物力、财力，如电子文档的设计制作、视频制作、影像资料的拍摄等，其成本比较高。如果用货币价格计算，也不一定比厂房、设备等有形资产的价格低。

2、依附性强。印刷企业数字资产是一种无形资产，必须借助于计算机硬件和系统软件的支持才能发挥作用，而不能独立存在并发挥作用。

3、数量上无限。因为并不是所有的企业或个人都能创造出数字资产，所以数字资产作为资产是稀缺的，但通过加工可以无限再生，它的开发利用价值却是无限的。而有形资产因企业的财产和存储空间的限制，总是有限的。

4、成本递减。有形资产的生产成本与生产数量成正比例关系递增。数字资产的成本主要体现在前期的研究开发阶段以及在销售过程中发生的销售费用和其他经营费用，由于数字产品产量的无限性，将开发成本分摊到产量上，成本随着销售量的不断扩大，其成本是越来越低的。

数字资产的特点决定了其只会以特殊形式存在。目前，学术界将数字资产管理给企业带来的好处简单归纳为两点：一是能提高工作效率、节约企业成本；二是能为企业创造新的利润增长点。但据研究报告显示，当前大约有80%的企业信息以数字文档、多媒体文件和其他形式的非结构内容形式存在，正在成为增长最快的信息类型之一，在某些部门其年增长率高达200%。可以预见这一增长趋势将会更加明显，作为资源性质的数字资产将会有无限大的挖掘潜力，绝不会仅仅表现在效率的提高、成本的节约和利润的增长几个方面。各种数字文件是一种无形资产，管理好了，就是一种财富。如果没有有效的管理，这些文件就可能会变成印刷企业服务器的负担。数字资产管理系统的建立就是一个“变废为宝”的过程。诚然，目前国内印刷企业对于数字资产管理系统的建立还没有一个完整的概念，但是，凡事只要重视了，就不愁没有人去寻求解决之道。当务之急，是印刷企业要着眼于转变“揽活至上”的经营思路印刷宣传册定制，从关注，到重视，到实际行动，逐步建立起自己的数字资产管理体系，并从中开发出新的盈利点。

二、数字资产管理是现代企业管理内容的重要组成部分。

数字资产管理是20世纪90年代出现的以数字资产的获取、存储与重复利用为目的的新技术，自诞生以来一直被印刷出版界列为发展的头等大事。经过近几年的发展，数字资产管理技术已日趋成熟，普及化程度在逐步提高。数字资产管理技术的发展趋势表现为：

1、数字资产管理系统软件蓬勃发展。如国外供应商飞利浦、Interwoven、苹果、IBM、惠普等公司都推出的DAM系统。目前国内已有不少数字资产管理系统的提供商，如北大方正、TRS、高术科技、亚细亚公司等，还有很多国外知名厂商，如惠普、Interwoven、IBM等公司还专门针对中国企业特点开发的有关企业的数字资产管理系统，并已经得到应用。这些软件系统基本都实现了跨平台交流、信息交换、自动化访问产品价格信息、自动化控制与自动化财务数据处理等技术要求。

2、数字资产管理的应用已经非常普及。在欧美国家，对数字资产的管理利用水平已经比较成熟，几乎所有的图书馆里的资料都是以电子形式存储下来的，包括以前的出版物都已数字化。这些图书馆，在一个区域，或者全国范围内联网，供读者享用，极大提高了查阅资料的方便性和资料的利用率。而现在的出版商在提供纸质图书的同时，也提供相应的电子文档。

数字资产管理在数码印刷领域的应用比较广泛。如北美地区最大的一家办公产品零售批发商United Stations与其印刷商合作，推出了Auto-Wizard市场营销系统。经销商只需通过一些简单的操作，选择需要的市场营销模板，从图片库中确认促销的产品，根据客户的特定需求自动定制相应的促销文本，即可设计出自己的促销单。同时，该系统会提示经销商提交一份客户名称及地址信息数据库，用于创建PDF打印文件，便于根据需要为客户量身订制个性化宣传册。这些文件可自动上传到印刷商的服务器上，连接数码印刷机进行印刷后邮寄到经销商的目标客户手中。

近年来，数字资产管理也已被国内大多印刷企业所认识。如当纳利、雅昌、利丰雅高、中华商务、江苏凤凰集团等国内高端印刷企业在数字资产管理方面已经做了很多有益的尝试，并收到了很好的成效。国内有很多报社也大量应用了数字资产管理系统，《人民日报》在2002年就率先在新闻出版行业采用了北大方正数字资产管理系统，随后《光明日报》、《解放军报》、《科技日报》、《新华日报》、《辽宁日报》、《青海日报》、《北京青年报》等陆续采用了该解决方案。据了解国内已有300多家报社采用了北大方正数字资产管理系统。

3、探索出了数字资产管理模式的初型。国内印刷企业一般习惯于扮演加工者的角色，内容的开发权及利用权掌握在客户手中，企业缺少采用数字资产管理的动力，从总体水平来看，尚且停留在“内容管理”、“服务客户”的初级阶段。归纳起来，他们的数字资产管理模式有以下几种：（1）、利润增长模式。建立图片库，将有价值的艺术图片收集起来，并借助网络平台出售，作为企业新的利润增值点；（2）、营销服务模式。专门开辟服务性企业网站，网上下订单，客户可以直接登陆将相关电子文件上传，详细说明纸质媒体和跨媒体出版的具体要求等，而且客户能够随时查看活件的具体生产情况；（3）、内容管理是模式。提供内容管理，存储服务等。同时印刷企业也可从中获取新的利润，为增值服务奠定了基础。

早在2003年，《Seybold》杂志在纽约召开的“数字资产管理研讨会”上，大家对数字资产管理系统的发展前景做了乐观的预测，认为其销售额将从2003年的2亿美元增长到2009年的35亿美元，平均年增长率为37.5%。出乎意料的是13％的耗材业者计划在12个月内投资数字资产管理，29％的包装印刷业者计划在一年内投资数字资产管理项目，远远超出了预期的估算。这是因为数字资产管理可以为包装印刷业者提供从设计到印前的服务，从而节约大量的成本。看来包装业者感到了数字资产管理的重要。

三、开发利用数字资产价值，构建数字资产管理系统是当务之急。

要想把数字资产管好、用好，数字资产管理系统必不可少。数字资产管理系统是为方便地加工、保存、管理和利用好数字资产，并提供数字资产的有效手段和再利用的手段。印刷企业的数字资产管理系统通常由两部分组成，一部分是存储设备，此项技术已相当成熟，解决方案也越来越先进合理；另一部分是管理软件部分，这才是系统构建的灵魂所在。

1、数字资产管理的内容：

（1）、数据存储量的管理。数字文件量大和数据量增长速度快是数字资产的两个特点，因此，对数字资产存储管理有着很高的要求。

（2）、方便的检索。种类繁多的电子文件组成了庞大的数字资产，数字资产管理要保证能快速地检索到可以精确定位所需要的文件。

（3）、有效的数据输出。对数字资产进行管理，最终的目的是进行有效的输出利用，从而为企业创造效益。

（4）、权限分级管理。商业竞争时代，并不是所有人都可以随心所欲地对宝贵的数字资产进行处理，必须保护数字资产的安全。如比较畅销的出版物产品，为防止盗版，出版商对电子文件管理要求相当严格，对这些电子文件加强保密管理也是印刷企业服务意识的一种体现。

（5）、跨平台数据应用。印刷企业在生产过程中，经常会使用到MAC机和PC机两种平台，在这两种平台中电子文件的交流是经常性的。因此，在数字资产管理中跨平台交流是非常重要的。

（6）、生产过程控制。生产是印刷企业的日常工作，如何在生产过程中合理地利用数字资产，是保证印刷企业生产顺利进行的关键，同时也能够有效提高生产效率和降低生产成本。特别是在制版环节，由于基本上是对数字资产进行加工，因此在生产过程中的控制尤其重要。

（7）、生产流程共享。从印前到印刷到印后，整个过程有着复杂的工序，每一道工序都与前后工序有着紧密的连接，生产流程中的数字资产会应用到许多工序中，因此如何在生产流程中共享这些数字资产是不可避免的。如果不能在生产流程中对数字资产进行共享，将不可避免地造成浪费，无形中增加了生产成本。

（8）、对数字资产利用的统计。对数字资产利用的统计可以帮助企业领导者进行判断，并准确地做出决策。

2、数字资产的管理的工作流程：

印刷企业数字资产管理系统的工作流程为：

（1）、信息的采集与创建：将数字资产导入数字资产管理系统， 或将模拟资产数字化。

（2）、信息加工：将采集的信息加工成可以保存或发布的数字资产，或将已有的数字资产进行再加工和再利用。

（3）、信息存储和管理：提供数字信息的储存、管理和信息查询等服务。

（4）、跨媒体信息传播：支持各种信息媒介的信息发布和信息服务，提供数字资产利用和再利用的手段。

3、现代印刷企业的数字资产管理系统应该具备以下特征：

（1）、数字资产的可重复利用性：用户通过数字资产管理系统能够快速调用和处理数据库内的有效数据，从而使有效数据信息能有效地被再次利用。

（2）、数字资产的可增值性：用户使用数字资产管理系统可以随时随地将数据库内的信息数据进行转换、输出以及投资，从而实现数字资产的增值。

（3）、数据库的可扩展性：存储信息数据的海量数据库是开放性的，用户通过数字资产管理系统可以随时随地根据需要在数据库中加入新的信息数据。

四、印刷企业具备数字资产管理的基础条件。

信息时代，数字资产管理势在必行。对印刷行业而言，数字资产管理虽然是一个不断升温的话题，但并不是所有的印刷企业都适合推行数字资产管理，选择什么时候进行数字资产管理却要因企业的实际情况而定。

1、做好规范的内容管理是推行数字资产管理的基础。处在计算机技术、网络技术和多媒体技术迅猛发展的时代，每个印刷企业都免不了与内容管理发生关系，其规模和水平参差不齐，数字资产内容管理状况也各有差异。内容管理是数字资产管理的雏形，更是迈向数字资产管理的基石，如果内容管理没有做好，数字资产管理就根本无从谈起。像当纳利、利丰雅高、雅昌这样的企业毕竟还是少数，大多数印刷企业眼下最实际的工作还是要做好内容管理，做到利用计算机和服务器将客户资产真正“管”起来，更好地服务客户。规范的内容管理，作为节约成本、提高生产效率、维系客户的一种方式，对印刷企业来讲也不失为一个变向“增值”的途径，即使你目前并不打算投资数字资产管理。身处复杂多变的市场环境下，印刷企业必须先从规范内容管理起步，如果不理清头绪，没有相应的机制应对，就很难在激烈的市场竞争中占有自己的生存和发展空间。

2、数字资产的特性决定了在推行数字资产管理时必须要有足够的思想准备。首先，印刷行业的数字资产格式更复杂，不仅包含图像、文字，还包括图形、排版文件。其次，印刷行业的数字资产管理系统的应用必须与相关排版、图像处理软件等紧密集成。而且在印刷、广告行业更多采用的是苹果电脑，因此，数字资产管理系统必须要有很好的苹果电脑客户端的应用。最后，印刷行业的数字资产管理系统中的工作流程比较特殊，每个企业的生产流程、人员分工、权限控制等都必须定制化开发。而且数字资产管理系统还要与企业的财务、订单跟踪、客户关系管理等相结合。这些都需要印刷企业在引进数字资产管理系统时加以注意。

3、业务结构是推行数字资产管理的重要依据。数字资产管理对印刷企业的业务特点是有一定要求的，如果一家印刷企业的来稿以胶片形式居多，那么数字资产管理就失去了意义。但对高端印刷企业而言，竞争已经从拼设备、拼人才上升到企业间管理水平的比拼，他们大多不为资金和来稿形式束缚手脚，对新技术的接受也比较快，因此成为了数字资产管理的第一批受益者。印刷企业数字资产的范围和特点，决定了数字资产管理内容的差异性。真正行之有效的数字资产管理应建立在对企业数字资产深入了解的基础上。

4、选择合适的方式推行数字资产管理。检验一个数字资产管理系统是否物有所值，主要取决于三个方面：改进生产力、节约成本和减少销售时间。对于大部分印刷出版物企业而言，应该在本单位成立一个专业数据信息中心，投资建立一套数字资产管理系统。对于小型企业而言，也可以借助于专业的数据中心或多媒体数据中心等公司所提供的数字资产管理服务，把已有的数字资产授权存放在这些公司并交给他们管理，在需要时可以借助网络技术实现快速获取和再利用，从而提高企业的信息利用能力和生产效益。如方正电子推出的易印网就是一个在线输出服务平台。客户通过宽带网络环境，将要输出或修改的文件快速传递给制作中心、输出中心或印刷厂，同时该服务平台也为制作中心、输出中心和印刷厂的客户提供网络文件存储、订单管理、客户管理等多种功能，使得他们可以为他们的客户提供更加快捷、方便、人性化的附加服务。再如大型专业集团内部本身就有市场资源共享成份，也可以共同建立数字资产管理平台，在一个系统内共同开发数字资产价值，我公司就是新华文轩出版传媒股份有限公司的专业印务基地，新华文轩已有数字资产管理系统，有门店经营模式，借新华文轩平台推行数字资管理不失为最好的选择。

数字化与信息时代，印刷企业应该充分意识到数字资产的重要性及其意义所在。通过对数字资产的有效管理，最大限度地发挥和提升已有资产的价值，为今后数字资产的再加工、再利用及企业扩展业务空间提供物质和技术上的保证，不断提高生产技术水平和信息服务水平，为企业带来新的增长点，最大化地提高生产能力和生产效益才是王道。

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